Với Microsoft Teams làm việc, hội họp từ xa đã không còn là khái niệm lạ lẫm trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay. Không cần ở cùng một địa điểm, các cuộc họp vẫn được triển khai thuận lợi bằng hình thức họp trực tuyến. Một trong những phần mềm được ứng dụng phổ biến hiện nay đó là Microsoft Teams. Chúng ta cùng tìm hiểu Microsoft Teams có những đặc điểm gì phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức và làm sao để tối ưu chất lượng cuộc họp qua phần mềm này.
Tổng quan về Microsoft Teams
Microsoft Teams là nền tảng kết nối doanh nghiệp tất cả trong một hay còn gọi là "all in one" ra mắt vào năm 2017, được tích hợp cùng gói Microsoft Office 365 và đồng bộ cùng các chức năng khác của gói trên mọi thiết bị. "All in one" có nghĩa là mọi thao tác trong một nơi. Nói cách khác, Teams có khả năng tập hợp tất cả tài liệu, hoạt động, tổ chức cuộc họp hay mọi hoạt động kết nối khác vào nền tảng này.
Khi đã mua gói Office, thì doanh nghiệp có thể sử dụng Teams thoải mái mà không cần trả thêm bất kỳ chi phí gì. Do vậy, Microsoft Teams được các doanh nghiệp, tổ chức hay trường học ứng dụng nhiều trong các cuộc họp, hội nghị online.
Cấu trúc và tính năng cơ bản của Microsoft Teams
Để có thể đánh giá Teams có phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức hay trường học thì trước tiên bạn cần nắm rõ về cấu trúc và những tính năng cơ bản của nền tảng này.
Cấu trúc của Microsoft Teams
Nền tảng được phân ra 3 cấp Nhóm, Kênh và Tab. Trong đó, Nhóm là nơi tập hợp các thành viên của các phòng ban, tổ chức được tập hợp với nhau. Trong nhóm có các kênh như Nhắn tin, Gọi điện, Cuộc họp mới. Teams cho phép liên lạc dưới cả góc độ cá nhân hoặc nhóm, giúp dễ dàng tổ chức các cuộc họp với các quy mô khác nhau từ nhỏ đến lớn.
Cấp độ tiếp theo là các tab, bao gồm các mục nhỏ như “kênh chung”, “nhiệm vụ”, “Tệp”. Đây là nơi đồng bộ mọi tài liệu, chỉ cần bạn đăng nhập tài khoản, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu trên thiết bị đó, bao gồm các các tài liệu Word, Powerpoint hay EXcel,...
Tính năng cơ bản của Microsoft Teams
Nhìn chung, Microsoft Teams sở hữu đầy đủ các tính năng cơ bản của các phần mềm hỗ trợ học trực tuyến, họp trực tuyến khác như chat, video call,.. Bên cạnh đó, phần mềm cũng sở hữu riêng những tính năng vượt trội khác.
Tính đồng bộ
Đầu tiên phải kể đến tính đồng bộ, khả năng cập nhật tài liệu trên mọi thiết bị. Khi một tài liệu được tải lên, thì toàn bộ nhân viên thuộc nhóm đó đều có thể xem. Điều này giúp các nhân viên có thể cộng tác với nhau ở mọi nơi chỉ với kết nối Internet.
Quy mô cuộc họp linh hoạt
Tiếp theo là về sự linh hoạt của quy mô cuộc họp. Teams có thể tổ chức cuộc họp từ 2 người, 5 người, … và tối đa là 150 người. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếu người chủ trì tổ chức 15 Live Event đồng thời.
Với các Online meeting như Live Event, người tham gia không nhất thiết phải là thành viên nhóm. Do vậy, chức năng này thường được sử dụng cho các buổi hội thảo, hội nghị với quy mô lớn. Đồng thời, trong các trường hợp như vậy, các doanh nghiệp thường nâng cao chất lượng âm thanh, hình ảnh bằng hệ thống hội thảo chuyên nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả của các sự kiện.